Työn organisoiminen – työkakun jakaminen tekijöiden kesken

On olemassa paljon työtä, jonka sisältöön ja tahtiin on työntekijöillä vain rajalliset mahdollisuudet itse vaikuttaa. Varhaiskasvatus on poikkeus tästä. Varhaiskasvatuslaki ja Uusi, päivitetty, varhaiskasvatuksen suunnitelmanperusteet (2018) ovat normeja ja niitä on noudatettava, mutta ne jättävät tekijöilleen erilaisia, luovia mahdollisuuksia toteuttaa niitä. Asioiden aikatauluttaminen on myös työntekijöiden käsissä ja työn ei tarvitse olla pakkotahtista. Tämä vaatii kuitenkin työn organisointia ja suunnittelua.

Työn organisointi

Työn organisoinnissa pitää osata tarkastella niin yksilön, tiimien, työyhteisöjen ja organisaation tasoja. Se miten jokainen taso toimii, vaikuttaa siihen, millaista työtä ja työn laatua saavutetaan. Jokaisella tasolla on myös kyse siitä, miten hyvin perustehtävä toteutuu, millaista osaamista on ja miten vastuut on jaettu.

Moni asia kulminoituu johtamiseen, mutta aina kyse ei ole siitä henkilöstä, joka kantaa johtajan titteliä, vaan on kyse myös itsensä johtamisesta: miten minä toimin yksilönä työssäni, millainen olen tiimissä ja työyhteisössä.

Työn organisointia voi verrata kakun jakamisen. Työyhteisössä kakku pitäisi jakaa siten, että jokainen saa siitä sopivan palan suhteessa perustehtäväänsä, vastuisiin ja osaamiseen. Kakun jakamisessa työyhteisössä ei ole kyse samankokoisten palojen leikkaamisesta ja jakamisesta. Tämä on asia, mistä pitäisi työyhteisöissä puhua enemmän. Ilmaan heitetään sanoja kuten tasa-arvoisuus, tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus, mutta ei avata, mitä niillä kukin tarkoittaa.

Jos puhutaan tasapuolisuudesta töiden jakamisessa, voidaan ajatella, että kaikilla olisi yhtä paljon työtehtäviä. Se ei kuitenkaan käytännössä ole useinkaan mahdollista. Parempi käsite töiden tasapuoliseen jakamiseen on oikeudenmukainen jakaminen. Oikeudenmukaisuuden periaatteen mukaan tehtäviä ei välttämättä ole samaa määrää jokaisella, mutta niiden jako on perusteltua. Varhaiskasvatuksessa tehtävien jakoa määrittävät osaltaan laki, vasun perusteet ja työntekijöiden tehtävänkuvat. Tämän lisäksi arjessa on paljon tehtäviä, joiden organisointiin jokainen voi osallistua ja joiden mielekkäästä tekemisestä voidaan käydä keskustelua ja tehdä työnjakoa sen mukaan.

Oikeudenmukaisuuden tunne

Oikeudenmukaisuus on tunne ja kokemus, joka yksilöille tulee tilanteista. Se on riippuvainen heidän aiemmista kokemuksista ja on täten aina subjektiivista. Oikeudenmukaisuuden kokemus rakentuu ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Työyhteisöissä oikeudenmukaisuus liittyy sääntöihin ja sosiaalisiin normeihin, jotka säätelevät miten asioista päätetään ja miten ihmisiä kohdellaan. Oikeudenmukaisuuden arvioinnissa yksilö peilaa tapahtumaa aina itseensä ja kokemuksiinsa ensisijaisesti.

Työyhteisöissä olisi hyvä käydä keskustelua oikeudenmukaisuudesta, siitä mitä se merkitsee, mistä se koostuu ja miten toimimalla se toteutuu. Ja siltikin, ollaan todennäköisesti tilanteessa, jossa joku ymmärtää oikeudenmukaisuuden eri tavalla, johtuen sen vahvasta henkilökohtaisuudesta.

Miksi keskustelua pitää käydä? Jos työntekijä kokee epäoikeudenmukaista kohtelua, hänen sitoutumisensa työhön vähenee, työnsuoritus heikkenee ja työkavereiden auttaminen vähenee. Kokemus oikeudenmukaisesta kohtelusta vaikuttaa työtyytyväisyyteen. Tunne epäoikeudenmukaista kohtelusta aiheuttaa yksilössä sitoutumisen vähenemistä, työskentelystä tulee ei-rakentavaa ja kommunikointi työyhteisössä yskii. Kokemus epäoikeudenmukaisuudesta heikentää työn tulosta. Se alentaa työmotivaatiota, sitoutumista, ilmapiiriä ja työsuoritusta. On hyvä huomioida, että henkilöstön tyytyväisyys on myös yhteydessä asiakastyytyväisyyteen.

Työn jakaminen

Töiden jakamisessa ja organisoimisessa työyhteisöissä ja tiimeissä on syytä ottaa huomioon, että jaon avulla jokainen voi paneutua omaan työhönsä ja siihen, mitä on tarkoitus saada aikaan. Jaettaessa töitä ja vastuita pitää ottaa huomioon, että ammattitaito ja osaaminen vastaa työtehtävää. On hyvä käydä avointa keskustelua, dialogia, siitä, koetaanko työtehtävät jaetuiksi oikeudenmukaisesti ja pystytäänkö sovituissa asioissa pysymään. On hyvä muistaa, että hiljeneminen tulkitaan myöntymiseksi. Jos työn määrä ja laatu eivät kohtaa ollaan hetken päästä tilanteessa, jossa joku uupuu ja joku pyörittelee peukaloitaan. Omasta työstä pitää uskaltaa käydä avointa keskustelua.

Ajanhallinta

Työn määrästä puhuttaessa nostetaan keskusteluun usein kiire. Jaettaessa työtä pitäisi myös pysähtyä työn hallintaan ja erityisesti ajanhallintaan: miten oma työ suunnitellaan. Jääkö suunnittelussa kalenteriin tyhjää aikaa? Onko kalenterissa paikka työn kehittämiselle ja arvioinnille sekä itsensä kehittämiselle? Ajanhallinnassa eli myös kiireen hallinnassa ja sen poistamisessa olennaista on suunnittelu. Pitää oppia suunnittelemaan oikein: Teenkö minä työssäni oikeita asioita ja oikeaan aikaan? Miten minä, tiimimme ja työyhteisömme voisimme toimia tehokkaimmin ja laadukkaimmin? Tekevätkö kaikki kaikkea vai onko osaaminen ja aika jaettu tehokkaasti perustehtävän, vastuiden ja osaamisen kannalta? Koska olemme viimeksi analysoineet toimintaamme työn organisoinnin kannalta? Mitkä ovat meidän aikavarkaitamme? Puhummeko vaan puhumisen ilosta kiireestä, sen sijaan, että tekisimme sille itse jotain konkreettista?

Työajanhallinta

Työaikaa voi opetella hallitsemaan. Töiden priorisointi on yksi keino. Pitää olla aikaa pysähtyä ja tunnistaa perustyön tavoitteen kannalta tärkeimmät asiat ja keskittyä niihin. Varhaiskasvatuksen tiimissä niistä pitää puhua myös ääneen: mitkä ovat meidän ensisijaiset tavoitteet, joita kohti teemme työtä? Mitkä ovat työssämme nyt tärkeimpiä? Mitkä ovat kiireellisimpiä? Tärkeys-kiireellisyys-asiat pitää saada tasapainoon suunnittelussa – kiireelliset asiat eivät saa yllättää, vaan niitä on pyrittävä mahdollisimman tarkasti ennakoimaan. Aikaa vie myös huonot opitut tavat työssä. Asioita viivytellään ja suunnitellaan lyhytjänteisesti ja pieniä asioita. Aikaa voi yrittää ottaa haltuun paremmalla työnorganisoinnilla, jota helpottavat muun muassa kalenterointi ja tehtävälistat. Kalenteriin pitää uskaltaa jättää myös tyhjää tilaa yllättäville asioille. Tiimitason suunnittelussa kaikki suunnittelu vaatii sitoutumista jokaiselta, joten ajanhallintaa pitää kehittää yhdessä koko tiimin kanssa. Jokainen voi myös itse vaikuttaa ajanhallinnan kokemukseen: mitä vähemmän puhuu kiireestä ja pitää kiirepuhetta yllä, se vapauttaa oikeasti aikaa työhön: Itse kiireen kokeminen voi olla oikeasti isompi ongelma kuin työmäärä. Toki kokiessaan kiireettä, on hyvä myös tarkistaa, onko työn, vapaa-ajan ja levon suhde tasapainossa.

Yksilölliset kokemukset työstä

Työn organisoinnissa jokainen voi pysähtyä pohtimaan: Mihin koet itse voivasi työssä vaikuttaa? Mihin haluaisit vaikuttaa? Miten asiassa tulisi edetä? Töiden prosessit ja työskentelytavat voidaan kuvat organisaatioissa, mutta niiden muuttaminen vaatii jokaisen yksilön työpanosta ja halua sitoutua muuttamiseen. Vaikka organisaation tavoissa voi olla paljonkin muutettavaa, myös jokaisen omasta työstä löytyy varmasti kehittämisen kohteita. Mitä voin itse tehdä työssäni, jotta se olisi paremmin organisoitua ja työssä tulisi tehtyä oikeita asioita laadukkaasti, oikeaan aikaan? Mikä on minun perustehtäväni työssä? Mitkä ovat minun ammatillisia vahvuuksiani?

Henkilökohtaisen työnhallinnan kautta voidaan saavuttaa parannuksia työn tehokkuuteen, laatuun ja työviihtyvyyteen. Miten hyvin sinun työsi on organisoitu ja miten olet sitä itse organisoinut?

Blogin löydät myös Facebookista