Hyvä tiimi

Tiimityö on kuulunut varhaiskasvatukseen pitkään. Työtä tehdään erilaisissa kokoonpanoissa ja erilaisin koulutuksin. Jotta voitaisiin määritellä hyvä tiimi, pitää pohtia mikä on tiimi. Jon Katzenbachin ja Douglas Smithin (The Wisdom of Teams, 1993) määritelmä ”Tiimi on pieni joukko ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään ja toimintamalliin, ja jotka pitävät itseään yhteisvastuullisena suorituksistaan” sopii varhaiskasvatuksen tiimien määrittelyyn. Määritelmä toteutuu varhaiskasvatuksessa sillä, eri koulutustaustoilla muodostetut tiimit tuovat erilaisia koulutuksellisia taitoja tiimeihin, jokaiselle on myös kokemuksellista taitoja ja muita taitoja, jotka tekevät tiimeistä ainutlaatuisia. Varhaiskasvatuslaki ja varhaiskasvatussuunnitelman perusteet antavat yhteisen päämäärän ja määrittävät toimintamalleja. Tiimille kuuluu yhteisvastuu lasten hyvinvoinnista, vaikka eri työntekijöillä voi olla omia erityisvastuita.

Millainen sitten on hyvä tiimi? Hyvän tiimin ominaisuuksia ovat:

1. Tiimillä on selkeä yhteinen päämäärä
2. Tiimi työskentelee kohti päämäärää resurssit oikein kohdentaen, ei tee päällekkäistä työtä
3. Jäsenten välillä vallitsee tasa-arvo, kaikkien mielipiteillä on väli. Toimintaa ohjaa tavoitteet.
4. Onnistuminen on kiinni jokaisen panoksesta ja erityisosaamisesta
5. Tiimin kaikkien jäsenten välillä on toimiva vuorovaikutus
6. Jokainen jäsen on sitoutunut toimintaan ja tavoitteisiin, arviointiin ja kehittämiseen.
7. Tiimin jokaisella jäsenellä on yhteisvastuu tiimin toiminnasta ja tuloksista. Huippu tiimissä ei ole vapaamatkustajia.
8. Tiimillä on yhteiset arvot
9. Tiimillä on yhteiset pelisäännöt
10. Jokaisella jäsenellä on selkeä rooli ja vastuualue. Huippu tiimissä kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, vaan osaaminen jaetaan ryhmässä.
11. Jokainen voi osallistua päätöksen tekoon
12. Tiimi on sitoutunut itseensä, omaan työyhteisöönsä ja organisaatioon ja niiden tavoitteisiin
13. Hyvä tiimi osaa ratkaista tehokkaasti ongelmia ja tehdä päätöksiä
14. Hyvä tiimi on muutoskykyinen
15. Tiimissä on positiivinen tiimihenki ja se tukee jokaista jäsentään onnistumaan.

Hyvä tiimi on tuottava silloin kun se hyödyntää kaikkien jäsenten kapasiteetit. Tuloksellinen tiimi toimii kohti yhteistä päämäärään. Heillä on runsasta viestinsää kaikkien jäsenten kesken. Heillä on yhteisesti ymmärretty ja hyväksytty toimintamalli ja pelisäännöt. Lisäksi aitoa yhteistyötä tekevä tiimi saa asioita nopeammin tehtyä ja osaa ratkaista monimutkaisia ongelmia, koska käyttävät hyödyksi kaikkien erilaisen osaamisen. Tärkeimmiksi hyvän tiimin taidoksi nousevatkin vuorovaikutustaidot, pelisääntöihin sitoutuminen ja kaikkien jäsenten osallisuus.

Älykkäästi ja hyvin toimiva tiimi muodostuu siten, että siinä jokainen jäsen kykenee tekemään yhteistyöstä kaikkien tiiminjäsenten kesken. Tiimiäly koostuu tiimin jäsenten vuorovaikutuksesta ja kyvystä yhdistää ja hyödyntää erilaista osaamista ja erilaisia ominaisuuksia ongelmanratkaisussa. Tiimiälyä vahvistaa jäsenten hyvät vuorovaikutus- ja sosiaaliset taidot, keskustelun tasapuolisuus, jäsenten keskinäinen kunnioitus ja luottamus sekä sosiaalinen herkkyys niin sanottu tunneäly.

Kaikkien jäsenten pitää hyväksyä yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt. Pelisäännöt auttavat toimimaan yhdessä sekä puuttumaan asioihin, jos joku ei noudata sääntöjä. Aito tiimi asettaa itse itselleen tavoitteet, pelisäännöt ja luo toimintakulttuurinsa. Tiimitoiminnan keskiössä on siksi vuorovaikutus.

Tiimin pelisäännöt pitää kirjata, kun tiimiä muodostetaan ja niihin pitää palata säännöllisin väliajoin, Millaisia sitten tiimin pelisäännöt voisivat olla?

Esimerkki tiimin pelisäännöistä:

1. Tiimin jäsenet ovat samanarvoisia
2. Jokaisen mielipide on arvokas ja ansaitsee huomion
3. Jokainen tiimin jäsen vastaa siitä, että sovitut asiat tulevat tehdyksi sovitussa aikataulussa
4. Tiimin omaa toimintaa arvioidaan jatkuvasti. Toimimmeko kohti tavoitteita? Noudatammeko sovittuja pelisääntöjä?
5. Tiimin ongelmat käsitellään aina ensin tiimin sisällä. Vastuullinen tiiminjäsen sanoo ääneen tiimitovereilleen sen, mikä häntä mietityttää tai häiritsee tiimin tavoitteellisessa toiminnassa. Selän takana puhumista ei suvaita.
6. Jokaista tiimin jäsentä arvostetaan ja toiselle annetaan kiitosta hyvin tehdystä työstä

Aina tiimit eivät kuitenkaan toimi kuten niiden pitäisi. Ongelmia tiimeissä aiheuttavat työn järjestelyyn liittyvät asiat ja työntekijöiden ammatillinen toiminta. Työnjärjestelyyn liittyvät ongelmat kulminoituvat usein tavoitteiden puutteeseen ja asioiden koordinoimiseen. Jos tiimin toiminta ei ole tavoitteellista, siitä puuttuu järjestys. Toiminta ei tällöin johda tuloksiin ja jäsenet voivat turhautua. Tavoitteiden asettamista kannattaa miettiä. Montako tavoitetta asetetaan? Miten niitä arvioidaan? Kuinka usein? Kiirettä ja työn kaaosta syntyy, kun aikataulut pettävät, asiat on huonosti koordinoitu, työn laatu on huono ja virheitä sattuu, jotka pitää korjata. Nämä ovat yleensä seurausta huonosta suunnittelusta ja siitä, että sovittuja sääntöjä ei noudateta.

Ammatillisen toiminnan ongelmia aiheuttavat usein:

1. Ristiriitojen ottaminen henkilökohtaisesti, marttyyriksi heittäytyminen, syyllisten etsintä ja asettuminen puolustuskannalle
2. Ongelmissa vellominen ilman ratkaisuun pyrkimistä
3. Ongelman välttely ja vähättely
4. Liian nopeasti tehty ratkaisu ongelmaan
5. Tietojen ja osaamisen evääminen muilta jäseniltä
6. Passiivisuus päätöksenteossa
7. Jälkiviisastelu

Koska ongelmia voi ilmetä hyvänkin tiimin toimintaan, on hyvä tietää, miten ongelmia käsitellään ja miten niitä voidaan ratkaista. Tässä toimii yhtenä mallina tiimin ongelmanratkaisumalli.

Tiimin ongelmanratkaisumalli

1. Ongelma tunnistetaan ja määritellään. Tarkoituksena on luoda yhteisymmärrys mistä ongelmasta on oikeasti kyse
2. Ongelmaa analysoidaan yhdessä. Mitkä ovat ongelman syyt, ominaispiirteet ja vaikutukset. Mistä ongelma johtuu? Miten ongelma ilmenee? Miten se vaikuttaa tiimin toimintaan?
3. Käännetään ongelma tavoitteeksi eli ongelman vastakohdaksi.
4. Mietitään ratkaisuja, miten tavoitteeseen päästään.
5. Arvioidaan, mitkä ovat tehokkaimmat keinot päästä tavoitteeseen ja sitoudutaan näihin toimiin.
6. Sovitaan arviointihetki.
7. Aletaan toimia tavoitteen suuntaisesti
8. Arvioidaan toimintaa sovitusti.

Tiimin ongelmanratkaisutaidoissa auttaa myös toimintatapojen tutkaileminen. Joskus ongelmat kumpuavat tiimin päätöksen teosta ja siihen liittyvistä prosesseista. Hyvässä tiimissä päätöksen teko toimii usein näin:

1. Tehdään päätöksiä, joihin kaikki voivat aidosti sitoutua. Jos ei ole samaa mieltä, se pitää ilmaista ennen suostumista ja sitoutumista päätökseen.
2. Tiimin ristiriidat ratkaistaan osapuolten läsnäollessa, jolloin he voivat aktiivisesti itse etsiä ratkaisua ongelmaan.
3. Tiimissä pitää luottaa siihen, että yksittäinenkin jäsen voi tehdä pieniä päätöksiä koko tiimin puolesta yhdessä sovitun tavan mukaan.

Tiimin toimintaan vaikuttavaa myös tiimin kehitysvaihe. Tiimin perustamisvaiheessa luodaan toiminnalle perusta ja päämäärä toiminnalle, vuorovaikutukselle, tavoitteille, pelisäännöille. Perustamisvaiheessa opitaan tuntemaan toisi. Tiimiläisten innostus ja odotukset ovat usein korkealla. Tiimin toiminnan kannalta on oleellista mitä tässä vaiheessa tehdään. Perustamisvaiheen jälkeen tiimi siirtyy myrskyvaiheeseen, jossa tiimiläisillä voi olla erilaisia käsityksiä tavoitteista. Ammattimainen ote ja tavoitteellisuus sekä aito yhteistyö jokaisen jäsenen välillä auttavat läpi myrskyvaiheen. Tiimin oppimisvaiheessa yhteinen näkemys vahvistuu, jonka jälkeen päästään suoritusvaiheeseen ja hyvän tiimin vaiheeseen. Kiertokulku tiimissä päättyy tiimin hajoamisvaiheeseen ja mahdollisten uusien tiimien muodostamiseen. Tiimi voidaan myös perustaa, mutta siitä ei koskaan tule tiimi, vaan niin sanottu valetiimi, jolloin tiimiä ei saada toimimaan tiiminä. Valetiimissä ei pyritä yhteistyöhön, eikä kehittämään toimintaa yhdessä. Valetiimeissä yksilökeskeisyys on korkeaa.

Tiimin toimintaan vaikuttaa myös se, millaisia tiimirooleja tiimissä on. Työrooli ja tiimirooli ovat eriasia. Työrooli on työn asettamat vaatimukset, taidot ja tiedot työn suorittamiseen. Tiimirooli on se, miten toimitaan tiimissä ja miten se vaikuttaa tiimin toimintaa. Belbin on määrittänyt yhdeksän tiimiroolia: Ideoija, Vauhdittaja, Verkostoituja/ Tiedustelija –ulkopuolisen tuen ja avun hankkija, Viimeistelijä, Toteuttaja, Koordinoija, Tiimipelaaja – yhteistyön rakentaja, Asiantuntija ja Arvioija. Keskimäärin tiimiläisillä on jokaisella yksi dominoiva rooli ja kaksi muuta roolia. Toimivassa tiimissä tarvitaan vastuunkantajia kolmelle perusosaamisalueelle: ajatteluun (Ideoija, asiantuntija, arvioija), toimintaan (Vauhdittaja, tekijä, viimeistelijä) ja muihin ihmisiin (Koordinoija, tiedustelija, yhteistyön rakentaja). Yhden liian vahvan tiimiläisen varassa toimiva tiimi ei ole paras tiimi, vaan tarvitaan monipuolista osaamista ja erilaisista rooleista huolehtivia tiimiläisiä. Tiimin voima perustuu yhteistyöhön. Se vaatii vastuun ottamista koko tiiminen toiminnasta ja sisäisestä yhteistyöstä

Jokaisen tiimin jäsenen vastuulla on:

1. Aktiivinen osallistuminen tiimin tavoitteiden määrittelyyn
2. Tiimitoiminnan pelisääntöjen laatiminen ja noudattaminen
3. Aktiivinen osallistuminen tiimissä tehtäviin päätöksiin
4. Yhteisesti sovittujen työtehtävien hoitaminen laadukkaasti
5. Sitoutuminen tiimin arviointiin ja kehittämiseen
6. Oman osaamisen jatkuva kehittäminen

Uuden tiimin muodostamiseen kannattaa käyttää aikaa ja antaa aikaa muun muassa tiimiälyn vahvistamiseen. Tätä voi toteuttaa muun muassa postac-työskentelyllä, jossa jokainen tiimiläinen kirjaa oman näkemyksensä tiimin eri osa-alueista valitun aiheen mukaan. Esimerkiksi näkemykset tiimin visiosta ja strategiasta, miten sinne päästää, tavoitteista, toimintamalleista, pelisäännöistä, omista vahvuuksistaan ja mielenkiinnon kohteista. Näiden pohjalta käydään keskustelu, jota peilataan vasuun ja muodostetaan yhteistä näkemystä tiimin toiminnasta ja kirjataan tiimin toimintamalli ja pelisäännöt. Kuuntelemalla eri tiimin jäseniä siitä millaiseksi haluaa roolinsa ja vastuunsa muotoutuvan, luodaan yhteistä ymmärrystä tiimiin. Voimalla vaikuttaa omaan toimenkuvaansa tiimissä ja tiimirooliinsa oman tehtävänkuvan, osaamisen ja kiinnostuksen kohteiden pohjalta, luodaan tehokkaampia tiimejä.

Tervetuloa lukemaan blogia myös Facebookiin.